Quando mandi dei file per una call, per proporti per un lavoro o per una collaborazione è in qualche modo importante fare “bella figura”.
Chi è dall’altra parte dello schermo potrebbe avere una scarsa prima impressione o addirittura scambiare la tua mail per spam e sarebbe un peccato non vincere un concorso o vedere una collaborazione sfumare solo per mancanza di attenzione.
Quindi ecco qui per te qualche piccolo consiglio (ispirato da fatti realmente accaduti) da seguire quando mandi le mail:
1. Se ci sono delle indicazioni, siano esse nel bando del concorso o sul sito di chi vuoi contattare, leggile bene. Rileggile ancora e poi seguile.
2. Manda file leggeri.
Preferisci file che si carichino direttamente nella mail, o anzichè dei link esterni, non documenti condivisi sul drive!
A nessuno piace riempirsi memorie esterne o interne con file esagerati di non si sa bene che natura.
Per fare file leggeri potresti dover sacrificare un po’ di qualità nell’immagine ma nel caso servisse potrai mandare successivamente un link dove visualizzare i file a più alta qualità. Ma mi raccomando, quando possibile meglio escludere WeTransfer o altri link che scadono dopo pochi giorni.
3. Cerca di essere concisə nelle presentazioni.
Art director, studi, colleghi, tutti noi abbiamo poco tempo e poca pazienza. Quindi se dovi presentarti o presentare il tuo progetto inizia con una presentazione concisa e piuttosto, se necessario, dilungati successivamente. Se chi legge sarà interessato dal sommario andrà a leggere il resto ma non è improbabile che trovandosi subito davanti a un papiro decida di non leggere nulla.
4. Se hai un contatto mail a cui scrivere fallo lì.
I social e le loro chat sono fatte per scambi veloci, spesso sono soggetti a bug e i messaggi vengono persi. Qualsiasi professionista preferirà essere contattatə via mail, dove può facilmente recuperare tutto in qualsiasi momento, piuttosto che su un social.
5. Rivolgiti direttamente al destinatario della mail.
Se c’è un contatto diretto rivolgiti a quella persona. Come potrebbe succedere con noi; ad esempio: “Ciao Ilaria e Vanessa”.
Altrimenti opta per qualcosa di generico tipo “Gentile redazione” ma attentə, un generico “Buongiorno” senza personalizzazione potrebbe far pensare che la mail è copia incollata e inviata a moltissimi destinatari.
Importante: controlla di aver scritto bene il nome e di non sbagliare il genere della persona/gruppo/studio a cui vi rivolgete, può capitare a tutti di sbagliare ma meglio evitare quando basta controllare due volte.
6. Sembra una banalità (ma purtroppo non lo è): inizia e concludi il messaggio salutando, presentati brevemente e sii cortese, la buona educazione esiste anche online.
Per qualcuno queste indicazioni potranno sembrare banali ma ti ricordi quando hai mandato la tua prima mail?
Io no, probabilmente i dinosauri camminavano ancora su questa terra, ma sono sicura che non avevo idea di come fare.
Se questo articolo ti è piaciuto e vuoi rimanere aggiornat* sulle nostre attività iscriviti alla nostra newsletter!
MANISINISTRE 
Lascia un commento